Khả năng ngôn ngữ và kỹ năng giao tiếp là yêu cầu nghiệp vụ và còn là 1 nghệ thuật nên hướng dẫn viên cần phải học hỏi rèn luyện thường xuyên trong công việc, cùng với thời gian lao động nghề nghiệp sẽ làm cho hướng dẫn viên nhuần nhuyễn hơn, lời nói, điệu bộ, cử chỉ vừa chính xác vừa tự nhiên của hướng dẫn viên sẽ chiếm cảm tình của khách.
Cùng với kỹ thuật và nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ, hướng dẫn viên phải hiểu và ứng xử với khách du lịch theo đúng các quy tắc và nghệ thuật giao tiếp. Các quy tắc và nghệ thuật này được thể hiện đầy đủ và chi tiết ở môn kỹ năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý du khách và xử lý tình huống trong khóa học Hướng dẫn viên du lịch tại Trung tâm dạy nghề Vietravel. Trong mọi trường hợp, Hướng dẫn viên cần phải có thái độ ứng xử thật chuyên nghiệp. Dưới đây là những lưu ý rất cần thiết dành cho các Hướng dẫn viên, đặc biệt là những tân binh trong nghề :
Cần chủ động chào hỏi khách du lịch và những người liên quan trước trong tư thế hướng dẫn viên là người chủ. Thận trọng và chính xác, lịch thiệp khi xưng hô với khách có lứa tuổi, giới tính, cương vị xã hội (hoặc tôn giáo) khác nhau, nhất là khi sử dụng đại từ nhân xưng.
Không làm những động tác gây phản ứng không cần thiết từ khách hoặc những động tác bị coi là thiếu tế nhị, thiếu lịch sự (búng ngón tay, bẻ ngón tay, ngáp hay xỉa răng lộ liễu,..)
Tỏ rõ sự quan tâm tới tất cả thành viên trong đoàn khách, không quá thiên vị hay quá chú ý, quá thờ ơ với một ai.
Cần nắm vững nghi thức giao tiếp với khách du lịch từ các dân tộc, quốc gia khác nhau (chẳng hạn: không bắt tay khách du lịch nước Anh khi mới gặp lần đầu, cách chào trịnh trọng, cầu kỳ, lịch sự của người Nhật, người Mỹ, người Đức, người Pháp, người Trung Quốc,..)
Khi tham gia giải trí, thư giãn với khách cần xin phép khách một cách lịch sự nếu muốn hút thuốc, hướng dẫn viên không hút thuốc, không nhai kẹo cao su khi đang thuyết minh, hướng dẫn cho khách.
Cần nhìn thẳng vào mắt người khách trực tiếp nói chuyện với mình, trong trường hợp tiếp chuyện một đoàn khách thì nên nhìn thẳng vào từng người trong chốc lát và có thể dừng lâu hơn ở trưởng đoàn.
Cần hướng dẫn khách cách ăn uống một số món ăn dân tộc của địa phương và cần nắm vững các nghi thức ăn uống khi dự tiệc cùng khách (các nghi thức này cần phải học và ứng xử thành thạo)
Cần sẵn sàng “cảm ơn”, “xin lỗi” khi gặp những trường hợp cụ thể, luôn giữ nét mặt tươi tắn với nụ cười trên môi, những câu chuyện vui, hài hước không lạc lõng với khung cảnh và phải vô hại.
Các cử chỉ cần được sử dụng chính xác và không lạm dùng trong những tình huống cụ thể, chẳng hạn cử chỉ đó làm tăng sự chú ý của khách cùng với lời thuyết minh, làm vấn đề dễ hiểu hơn, dễ tiếp thu hơn, tư thế luôn tự nhiên, thoải mái, tự tin, các cử chỉ phối hợp nhịp nhàng.
Quảng cáo